Rangez vos documents administratifs

Rangez vos documents administratifs

[Date de dernière modification : 19-02-2008]

Quel est le principe ?

Vous avez l'obligation légale de conserver un certain nombre de documents administratifs. Ces documents seront exigés dans certaines situations. C'est la raison pour laquelle il est indispensable de classer, de ranger et de conserver ses documents administratifs.

De plus, disposer d'un accès simple et rapide à ses documents administratifs peut également être une source de gain. En effet, un rangement efficace permet de détecter plus simplement certaines anomalies comme l'augmentation de certains tarifs, l'apparition de nouvelles dépenses inconnues...

Comment faire ?

Trier votre courrier dès réception dans 2 casiers

Dés réception de votre courrier, classer les lettres reçues dans 2 casiers :
- 1 casier "à conserver"
Il s'agit des documents que vous allez transférer par la suite dans vos classeurs de gestion de documents administratifs.
Pensez à inscrire au stylo la date de réception de votre lettre car l'état et les sociétés privées ont la mauvaise habitude d'antidater les courriers envoyés. En cas de problème potentiel lié à la date de réception, n'hésitez pas à conserver les enveloppes.
- 1 casier "à lire"
Ce sont des documents que vous voulez consulter mais que vous ne souhaitez pas conserver.

Puis, jetez immédiatement tout ce que vous ne souhaitez pas conserver ou lire.

Classer vos documents dans un ou plusieurs classeurs

Contrairement à une pochette, à une boîte ou à d'autres outils plus complexes, un classeur permet de classer et de rechercher rapidement et facilement vos documents administratifs.
De plus, c'est un outil particulièrement intéressant pour vous permettre de comparer facilement les montants de vos différentes factures de l'année et pour détecter d'éventuels problèmes.

L'idéal est d'utiliser plusieurs classeurs organisés en grandes catégories budgétaires :
1 classeur pour les impôts et autres documents officiels
1 classeur logement
1 classeur banque / assurances
1 classeur santé
1 classeur travail
1 classeur famille
1 classeur factures

Chaque classeur doit contenir des intercalaires (feuille cartonnée ou plastifiée) pour les sous-catégories budgétaires et pour les années. Ainsi, le classeur logement contiendra les séparateurs "loyers 2007","loyers 2008","factures edf 2007","factures edf 2008"...

Combien de temps conserver ses documents administratifs ?

Si vous en avez la possibilité, l'idéal est de tout conserver.
Mais si vous ne souhaitez conserver que les papiers administratifs indispensable, voici les délais à respecter (source DGCCRF)
Assurances
Contrats habitation et automobile : 10 ans
Contrats d'assurance décès et d'assurance vie : indéfinie
Quittances de prime : 2 ans
Cotisations d'assurance vie : 5 ans
Résiliation : 2 ans
Dossier de sinistre : 10 ans
Automobile
Contraventions : 2 ans
Facture d'achat : 2 ans (en fait, la durée totale de la garantie)
Facture de réparation : 30 ans (à partir de la revente)
Banques
Bordereau de versement : 10 ans
Chèque à encaisser : 1 an
Talon de chéquier : 30 ans
Prêt à la consommation : 2 ans à 10 ans
Prêt immobilier : 10 ans (après le règlement de la dernière échéance)
Relevé de compte : 10 ans
Valeurs mobilières : 5 ans
Familles
Contrat de mariage : indéfinie
Jugement de divorce : Indéfinie (5 ans pour une pension alimentaire)
Donations : indéfinie
Livret de famille : indéfinie
Reconnaissance de dette : 30 ans (après la fin du remboursement)
Impôts et taxes
Déductions fiscales : 3 ans
Impôts locaux : 1 an
Impôts sur le revenu : 3 ans
Preuve du paiement des impôts : 4 ans
Redevance télévision : 3 ans
Honoraires
Mandat à agent immobilier : 10 ans
Avocat : 5 ans (pour les frais & salaires) et 30 ans pour les honoraires
Huissier : 1 an
Notaire : 5 ans
Logement
Charges de copropriété : 10 ans
Contrat de location : 5 ans (délai de contestation du loyer et des charges)
Règlement de copropriété : indéfinie
Titre de propriété : indéfinie
Travaux : 10 ans
Santé
Bordereau de Sécurité Sociale : 2 ans
Certificats médicaux : indéfinie
Hôpital : 30 ans
Ordonnances, dossier médical : 2 ans (paiement des honoraires)
Vie professionnelle
Allocations chômage : indéfinie
Bulletins de salaire : indéfinie
Contrat de travail : 30 ans
Relevé de points des caisses de retraites : 30 ans

Merci à tous les contributeurs qui ont conçus et modifiés cette fiche: NewYorkTimes

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